Arquivos Públicos de Caraguá tornam-se referência em gestão documental‏

O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), por meio do Centro de Assistência aos Municípios (CAM), considerou o “Arquivo Administrativo José Lúcio de Alcântara” de Caraguatatuba (Arquivo Geral Municipal) e o Arquivo Arino Santa’Ana de Barros  (Arquivo Permanente e Histórico) referências em gestão documental. Na segunda-feira (11), servidores da Prefeitura de Santa Isabel fizeram uma visita técnica ao Arquivo Geral Municipal, Arquivo Permanente e Arquivo Central da Fundacc (Fundação Educacional e Cultural de Caraguá) para conhecerem a organização, condução dos trabalhos de gestão documental e a implantação da Tabela de Temporalidade de Documentos por recomendação do Arquivo Público do Estado.

De acordo com a diretora da Divisão de Arquivo Público Municipal, Luzia Rodrigues de Toledo Prado, o Arquivo Público do Estado de São Paulo sugeriu a visita técnica para os servidores de Santa Isabel. “Estaremos sempre de portas abertas para funcionários e arquivistas de outros municípios, porque não é uma tarefa fácil desenvolver e manter uma gestão documental eficiente”, adianta.

Luzia destaca que, em muitas cidades, os arquivos são esquecidos e desamparados, com guardas de documentos precárias e profissionais desvalorizados. “Ao contrário de nossa Administração, que deu suporte em todos os sentidos para trabalharmos e tornarmos referência em arquivos públicos para os municípios que estão começando uma gestão documental.”

Segundo Luzia, um dos maiores desafios para a Administração Pública é a implantação da Tabela de Temporalidade de Documentos nas secretarias, fundações e autarquias. “Após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a temporalidade para cada documento produzido, eliminação ou guarda permanente. A Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo foi criada para implantação da tabela com representantes de todas as secretarias auxiliando os trabalhos.”

O Arquivo Administrativo José Lúcio de Alcântara (Arquivo Geral Municipal) está localizado na Rua dos Ipês, 205 – Cidade Jardim. O horário de atendimento é das 9h às 16h30. Mais informações podem ser obtidas pelo telefone (12) 3882-5706. O Arquivo Histórico Arino Sant’Ana de Barros está localizado no Polo Cultural Profª Adaly Coelho Passos (Praça do Caiçara), na Praça Dr. Cândido Motta, 72 – Centro. O telefone é o (12) 3883-9980.

História

Os trabalhos de gestão documental em Caraguá iniciaram em 1998, com a criação do Arquivo Histórico Arino Sant’Ana de Barros.  Em 2010, começou a organização do acervo documental do Arquivo Administrativo José Lúcio de Alcântara. A Lei Municipal 2.218/2015 estruturou a Divisão de Arquivo Público Municipal, responsável pela Gestão Documental Municipal. Mais de 300 servidores fizeram curso de capacitação para auxiliar no arquivamento de documentos nos arquivos das secretarias.  

“Hoje, o Arquivo Administrativo encontra-se 100% organizado. Todo trabalho realizado beneficiou o acesso à informação, não só para a administração, mas para os munícipes e pesquisadores que necessitam de acesso aos documentos públicos”, explica a diretora.