Pauta:- “É um conjunto tópicos (pontos) que será tratado durante uma reunião, é o primeiro passo para um bom planejamento”.
UMA PAUTA BEM ELABORADA
Sugerir a elaboração de pauta para garantir o bom resultado de uma reunião parece meio sem sentido. Onde já se viu chamar a atenção para um aspecto tão simples da vida corporativa!
Entretanto, muitas reuniões são improdutivas ou fracassam por falta de pautas bem organizadas.
Não dá para aceitar que pessoas ocupadas gastem o seu tempo para participar de uma reunião sem ao menos saber dos assuntos que serão tratados.
Ao elaborar a pauta da reunião, estabeleça o tempo que irá consumir com cada tópico e programe o horário de encerramento. Se durante a reunião você perceber que um item vai ultrapassar a duração prevista, terá condições de reorganizar a seqüência pré-estabelecida, reduzindo ou até suprimindo alguns pontos que não poderão ser discutidos.
Se você não for o líder e atuar como um dos integrantes do grupo, fique atento à pauta para saber que providências deverão tomar para ter uma ótima participação, contribuindo com informações ou com perguntas adequadas.
Os passos da reunião: - Se você for o líder, ao organizar as etapas da reunião tenha em mente que deverá contribuir para o bom desempenho dos participantes, ajudá-los a trocar informações e permitir que tomem as decisões mais acertadas.
Como participante você saberá pela seqüência da pauta o momento apropriado para debater os problemas e o instante certo para sugerir soluções.
Embora não exista um único modelo a ser seguido, já que você deverá se adaptar às circunstâncias de cada evento, esta seqüência simples, com apenas quatro etapas, poderá ajudá-lo a organizar suas reuniões com sucesso:
COMECEM ESCLARECENDO QUAIS SÃO OS ASSUNTOS
Ao iniciar a reunião, exponham de forma rápida e clara quais as questões que serão debatidas, quais os objetivos a serem atingidos e quais os dados já esclarecidos.
Este é o momento para posicionar o grupo a respeito dos motivos e da finalidade da reunião, contribuindo para que todos tenham uma participação produtiva e os ajudem na conquista dos resultados almejados.
Se você for um dos participantes, preste bem atenção a esses esclarecimentos iniciais para se certificar de que havia compreendido bem seu papel na reunião.
DEBATA OS TEMAS
Depois dessa rápida orientação inicial, abra para a discussão do primeiro tema da pauta permitindo que os participantes debatam, aprofundem o problema, levantem e sugiram soluções.
Como participante você deverá estar preparado para contribuir com informações relevantes e fazer questionamentos que ajudem a elucidar os pontos levantados.
TOME AS DECISÕES
As sugestões que resistiram ao debate deverão compor o conjunto das decisões a serem tomadas. Cuidado para não voltar desnecessariamente ao debate de pontos que já foram esclarecidos e encerrados.
Como participante você deverá colaborar para tornar clara a posição da sua área e mostrar as conseqüências das decisões que serão tomadas. Observe se os seus comentários não estão saindo, sem motivos, da sua esfera de atuação.
RECAPITULE
Chegou o momento de encerrar. Esta última etapa da reunião é uma das mais importantes, pois é a derradeira chance de eliminar possíveis dúvidas ou equívocos. Se descobrir que algum ponto não ficou totalmente elucidado, será possível trazê-lo novamente para o debate.
Saiba como se comportar como líder de uma reunião - Sua atuação como líder será fundamental para o bom resultado de uma reunião. Veja como você deve se comportar para ter um bom desempenho:
- Motive a participação de todos os participantes;
- Acompanhe com atenção as ações dos participantes;
- Forneça subsídios para que o debate seja produtivo;
- Mantenha a discussão dentro dos limites das questões levantadas e dos objetivos pretendidos;
- Mantenha um ambiente descontraído;
- Deixe que o grupo se relacione de maneira informal, sem permitir que caiam na vulgaridade;
- Suplante as situações delicadas e, de preferência, evite que elas ocorram;
- Use a presença de espírito nos momentos apropriados;
- Faça perguntas que motivem o grupo a pensar;
- Seja pontual para começar e concluir a reunião;
- Evite dar opiniões pessoais para não inibir a participação dos outros;
- Mantenha a tranqüilidade, a calma, a cordialidade e a tolerância;
- Reconheça a importância de cada participante;
Saiba se comportar como participante de uma reunião - Lembre-se de que sua atuação nas reuniões será importante. Por isso, tenha uma conduta que ajude a construir uma imagem positiva:
- Quando for questionado, responda de maneira firme, convicta e segura;
- Fale com voz pausada e audível;
- Quando seus conhecimentos e experiência puderem ajudar, peça a palavra sem hesitar;
- Não responda a perguntas dirigidas a outros participantes, salvo quando não forem respondidas, e tenha certeza de estar colaborando com sua intervenção;
- Restrinja-se a conversar sobre o tema abordado e evite diálogos paralelos;
- Ao falar, olhe para todos os participantes, quando ouvir olhe para quem fala;
- Não crie antipatias ridicularizando os colegas ou usando ironias desnecessárias;
- Se precisar refutar, cuidado para não magoar os grupos participantes. Use 'diplomacia', entendendo o ponto de vista contrário;
- Não fale sozinho, dê oportunidade aos outros.
Finalmente, não seja ingênuo de pensar que para participar bem de uma reunião precisará falar o tempo todo. Há momentos em que mesmo sem falar é possível ter uma atitude participativa. Se você demonstrar interesse pelos assuntos debatidos, fizer anotações e levantar questões apropriadas, poderá ser visto como alguém envolvido com os propósitos da causa.
DICAS
- Elabore sempre uma pauta para as reuniões que liderar
- Informe com antecedência quais os temas da reunião
- Fale o suficiente para permitir o debate e motivar a participação
- Estude bem os temas da reunião para ter boa participação
- Evite falar de assuntos alheios à sua área
- Mostre uma atitude participativa e descontraída
Obs. - Ao passar de um tópico para outro, não é correto dizer: a próxima pauta e sim. E sim próximo ponto, ou tópico.
João Rocha
Graduado em Administração
